Nuovo regolamento Data Protection: come adeguarsi?

10 passi per la corretta esecuzione del GDPR

Il recente Reg.Ue 679/2016 in materia di Privacy e Protezione Dati troverà piena applicazione il prossimo 25 maggio 2018.
La disciplina introduce un nuovo modo di pensare e gestire il trattamento dei dati: non si tratta quindi di un mero aggiornamento della direttiva precedente, ma proprio di una diversa architettura giuridica del sistema che comporta un modo sostanzialmente nuovo di pensare e gestire il trattamento dei dati.

Da dove cominciare allora?

Abbiamo identificato 10 STEP che possono essere seguiti per l’implementazione:

  1. Conoscenza del nuovo Regolamento
    Il Reg. 679/2016 sostituirà in toto la dir 95/46/CE: si tratta di un provvedimento più complesso rispetto alla Direttiva e che arriva (dopo oltre 20 anni) a regolare una realtà sostanzialmente diversa da quella del ’95 e sempre più digitale. Occorre capirne i punti cardine e la ratio di fondo, nonché verificare che chi opera all’interno della propria struttura abbia consapevolezza di tale voluzione.
  2. Analisi dei dati trattati
    Occorre mappare con esattezza quali dati si trattano, perché si trattano e come si trattano.
    Il Regolamento infatti richiede, in sostanza, di effettuare una analisi del rischio dei dati trattati, e di implementare un modello di gestione dei dati per definire quali misure adottare al fine di tutelare i diritti degli interessanti, proteggendo i loro dati e gestendo i rischi ineliminabili.
  3. Revisione della Informativa
    Il nuovo Regolamento si incardina su un principio (in parte) nuovo: l’interessato deve avere il controllo dei propri dati (considerando n. 6). Sotto questo profilo appare chiaro come l’informativa deve essere chiara, completa ed esaustiva: con la nuova disciplina potranno essere usate anche le icone.
    Da rivedere quindi le informative “copia-incolla”: la logica del sistema richiede che l’informativa sia lo strumento principe per permettere all’interessato di sapere e, quindi, di decidere se e come permettere il trattamento dei dati.
  4. Verifica dell’impatto dei nuovo diritti del soggetto interessato
    La nuova disciplina non solo ribadisce ed amplia la tutela dei diritti dell’interessato già esistenti, ma ne crea dei nuovi. Oltre infatti ai diritti conoscitivi dell’informativa ed accesso, sono disciplinati i c.d. diritti di controllo, quali la limitazione al trattamento, la revoca del consenso, il diritto all’oblio, ed altresì il diritto alla portabilità dei dati.
    E’ necessario quindi verificare le procedure interne atte a dare risposta ove l’interessato azioni i suoi diritti e, per quanto riguarda in particolare, il (nuovo) diritto alla portabilità valutare una eventuale riorganizzazione interna, atta a consentire all’interessato di poter ricevere i propri dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile.
  5. L’acquisizione del consenso
    Il consenso non è più scritto o verbale, ma per tutti libero (non condizionato), specifico (uno per ogni finalità), inequivocabile (certo) ed espresso. Per chi tratta poi dati sensibili deve essere anche “esplicitopouvez trouver ici. Poiché, poi, è in capo al titolare la prova di aver acquisito correttamente il consenso, occorre verificare con precisione il rapporto tra chiarezza della informativa e modalità di acquisizione dei diversi consensi a seconda delle diverse finalità.
  6. Il rispetto dell’accountability
    L’accountability è principio cardine del nuovo sistema: il titolare non è chiamato infatti al mero adempimento di un elenco di obblighi, ma è tenuto oggi a valutare i suoi trattamenti sotto il profilo del rischio, ad implementare le misure idonee e necessarie, a gestire il rischio residuo e, soprattutto, a dimostrare perché ha scelto quello misure (piuttosto che altre). Cambia quindi totalmente la prospettiva: da reattiva a pro-attiva.
    Occorre quindi rivedere il proprio processo interno di gestione del dato sotto questa nuova lente
  7. La privacy by design, il registro dei trattamenti, la valutazione di impatto
    il Regolamento introduce poi nuovi adempimenti che occorre sin da oggi cominciare a capire ed ad implementare: una riorganizzazione del servizio o una progettazione del prodotto che tenga conto della privacy sin dall’inizio (privacy by design e by default – art. 25), la predisposizione del registro delle attività di trattamento ove richiesto (art. 30), la valutazione di impatto (art. 35) richiesta nello specifico per il trattamento dei dati sanitari su larga scala.
  8. Data Protection Officer (DPO)
    E’ una figura nuova, che svolge in parte attività di consulenza e formazione ed in parte attività di controllo. E’ tenuto ad avere conoscenza sul nuovo Regolamento e sugli atti interpretativi (corte di giustizia e WP 29) nonché competenza di natura tecnologia. Inoltre, proprio in ragione dei suoi compiti di controllo, non può essere in posizione di conflitto di interessi.
    In ragione di quanto sopra, nelle Linee Guida del WP29 sul DPO si ammette espressamente la possibilità che l’incarico sia conferito ad enti giuridici che possano vantare una multiprofessionalità.
  9. Il trasferimento di dati
    Occorre accertarsi dove sono i propri dati e come vengono trattati, specie nel caso di cloud o di uso di app. E’ poi necessario verificare se il paese dove eventualmente i dati risiedono o sono trasferiti ha un accordo con la UE, e quali sono i termini.
  10. Data Breach
    Esteso a tutti i trattamenti ed a tutti i titolari l’obbligo di comunicare eventuali violazioni dei dati o del sistema (meccanismo già obbligatorio in area sanitaria per il Dossier Sanitario). Occorre quindi predisporre idonea procedura interna.

Ci sono 6 mesi per essere compliance al nuovo Regolamento; in carenza scatterà il rischio sanzioni che con la nuova disciplina potranno arrivare fino a 20 milioni di euro e/o 4% del fatturato mondiale annuo dell’azienda (art. 83 co 4 e 5).
Il tempo non è molto, mentre il rischio è molto alto: occorre partire.

 

Avv. Silvia Stefanelli
Studio Legale Stefanelli&Stefanelli

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